Fungsi kenotariatan dan pencatatan sipil merupakan salah satu tugas dan fungsi dari Perwakilan RI, termasuk melakukan legalisasi dokumen-dokumen nasional yang akan dipakai di Negara Penerima dan juga sebaliknya.

Secara umum, legalisasi merupakan tindakan pengesahan tanda tangan seseorang/pejabat terhadap suatu dokumen yang dibuat oleh pihak tertentu. Karena hanya mengesahkan tanda tangan seseorang/pejabat, legalisasi tidak dapat diartikan sebagai persetujuan atau jaminan terhadap isi dokumen tersebut.

Legalisasi yang dilakukan oleh KJRI Melbourne bertujuan untuk memberikan konfirmasi kepastian bagi institusi nasional RI tentang kebenaran adanya penerbitan/pembuatan suatu dokumen asing oleh pejabat yang berwenang atau surat yang dibuat oleh WNI yang berada di wilayah negara bagian Victoria dan Tasmania.

Walaupun legalisasi merupakan suatu tindakan konfirmasi, KJRI Melbourne dapat menolak melakukan legalisasi terhadap dokumen yang bertentangan dengan peraturan perundangan Pemerintah Indonesia yang berlaku dan jika dipandang dapat merugikan kepentingan nasional Pemerintah Indonesia.

Legalisasi yang dapat dilakukan oleh KJRI Melbourne antara lain terhadap dokumen-dokumen sebagai berikut:

  • Akta-akta pencatatan sipil (akta kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, pengangkatan anak);
  • Surat kuasa;
  • Dokumen-dokumen bisnis.

Terkait surat kuasa yang dibuat WNI di luar negeri, secara khusus Yurisprudensi Mahkamah Agung RI mengatur kewajiban melakukan legalisasi bagi surat kuasa yang dibuat oleh WNI di luar negeri sebagai salah satu syarat keabsahan untuk dapat digunakan di Indonesia.

Bagi para pemohon yang akan mengajukan permohonan legalisasi surat kuasa kiranya melampirkan persyaratan sebagai berikut:

  • Dokumen surat kuasa yang asli dan dibubuhkan tanda tangan di depan petugas KJRI Melbourne.  Sekiranya diperlukan materai Indonesia, maka tanda tangan pemberi surat kuasa menyentuh materai yang telah dibubuhkan dalam dokumen tersebut. Sebagai salah bentuk nyata pelayanan KJRI Melbourne terhadap masyarakat Indonesia, materai Indonesia yang akan dibubuhkan pada surat kuasa akan diberikan secara cuma-cuma.
  • Foto kopi halaman identitas Paspor Indonesia pemohon yang masih berlaku;
  • Foto kopi visa yang masih berlaku;
  • Biaya administrasi sebesar AU$35.00

Sedangkan untuk mengajukan legalisasi terhadap dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh pihak berwenang di negara bagian Victoria dan Tasmania (dokumen asing) untuk digunakan di Indonesia kiranya mengajukan kelengkapan sebagai berikut:

  • Fotokopi dokumen atau naskah asli yang hendak dilegalisir
  • Terjemahan ke dalam Bahasa Indonesia oleh penterjemah tersumpah
  • Dilegalisir oleh notaris setempat
  • Dilegalisir oleh Kemludag (DFAT) Victoria / Tasmania
  • Sedangkan biaya administrasi sebesar:

1.

Certificate of origin

AU$ 175

2.

Surat kuasa dagang

AU$ 125

3.

Surat perjanjian dagang

AU$ 125

4.

Akta-akta pencatatan sipil

AU$   25

Perlu kiranya diperhatikan bahwa agar suatu dokumen asing dapat digunakan di Indonesia maka selain memerlukan legalisasi dari KJRI Melbourne, untuk dokumen tertentu juga memerlukan legalisasi dari pihak-pihak berwenang di Indonesia. Sebagai ilustrasi, tertera di bawah ini prosedur legalisasi di KJRI agar dokumen asing dapat digunakan di Indonesia sampai adalah sebagai berikut: